MECANISMO DE VIGILA / POLÍTICA DE SOPLAMIENTO

Back

Hero MotoCorp Limited (en lo sucesivo, "HMCL" o "Compañía" en este documento), cree en la promoción de un entorno laboral justo, transparente, ético y profesional. Con este fin, la Compañía ha adoptado el Código de conducta (en adelante denominado "Código"), que establece los principios y estándares que rigen a la Compañía y sus empleados. Cualquier violación real o potencial del Código, insignificante o percibida, sería un motivo de grave preocupación para la Compañía. El papel de las partes interesadas de la Compañía en señalar la violación del Código es importante. El Código de conducta de HMCL recomienda encarecidamente plantear inquietudes con respecto a cualquier violación del Código y reportarlas de inmediato. El reglamento de la Ley de Compañías de 2013 y los Reglamentos de SEBI (Obligaciones de Lista y Requisitos de Divulgación) ordenan a las empresas incluidas en la lista que constituyan una Política de Vigilismo / Política de denuncia de irregularidades.

En consecuencia, esta Política de Denunciantes ("la Política") se ha formulado con el fin de proporcionar un mecanismo para que un denunciante se acerque al Comité de Ética / Presidente del Comité de Auditoría de la Compañía.

i) Alcance y aplicabilidad

Esta política es aplicable a la Compañía y todas sus subsidiarias directas e indirectas y cubre a todos sus empleados y directores, ya sea que trabajen en la India o en cualquier otro lugar. La política también se extiende a todos los consultores, proveedores, proveedores, distribuidores, clientes y contratistas que trabajan para y / o en nombre de cualquiera de las entidades del Grupo. No hay exclusiones de esta política.

ii) Cobertura

Cualquier denuncia que pueda estar dentro del alcance de las preocupaciones identificadas a continuación se considerará e investigará en consecuencia. Estas "preocupaciones" incluirían pero no se restringen a lo siguiente:

• Inexactitud en el mantenimiento y / o manipulación de los libros de contabilidad y registros financieros de la Compañía, información confidencial
• Malversación financiera y fraude incluyendo sospecha de fraude
• Malversación o fraude al obtener bienes o servicios para la Compañía
• Conflicto de intereses
• Reembolso de gastos falsos
• Uso indebido de los activos y recursos de la Compañía, posición, poder o autoridad para beneficio personal
• Intercambio inapropiado de información sensible de la Compañía
• Corrupción y soborno
• Prácticas comerciales desleales y comportamiento anticompetitivo.
• No adherirse al Código de conducta, incluidas las leyes / regulaciones y políticas / procedimientos aplicables de HMCL Suprimir o tratar de suprimir dicha conducta indebida
• No adherencia a las normas de seguridad.
• Cualquier otro asunto o actividad que pueda afectar el interés o la reputación de la Compañía.

The Whistle Blower puede plantear una inquietud de buena fe que revele o demuestre información que pueda demostrar un comportamiento poco ético o una actividad inadecuada y será tratada de manera apropiada por el Comité de ética.

Sin embargo, cualquier problema importante que los individuos consideren que es de interés para el Grupo resolver, ya sea técnicamente o no dentro de la definición anterior, debe informarse internamente de acuerdo con esta Política.

El rol de Whistle Blowers es el de una parte informante con información confiable. No se les exige ni se espera que actúen como investigadores o buscadores de hechos, ni tampoco determinarán las medidas correctivas o correctivas adecuadas que puedan justificarse en un caso determinado.

Whistle Blowers no debe actuar por su cuenta al realizar ninguna actividad de investigación, ni tiene derecho a participar en ninguna actividad de investigación que no sea la solicitada por la persona que investiga el asunto.

Las definiciones de algunos de los términos clave utilizados en esta Política se dan a continuación.

• Comité de Auditoría significa el Comité de Auditoría constituido por la Junta de Directores de la Compañía de acuerdo con las disposiciones de la Ley de Sociedades de 2013, leído con el Reglamento SEBI (Obligaciones de listado y requisitos de divulgación).
• CEO significa el Director Ejecutivo de la Compañía.
• Empresa o "HMCL" significa Hero MotoCorp Limited.
• Corrupto significa tener o mostrar una disposición a actuar de manera deshonesta a cambio de dinero o ganancias personales ilícitas.
• Acción disciplinaria significa cualquier acción que pueda tomarse al término de / durante el proceso de investigación, incluyendo pero no limitado a una advertencia, imposición de multa, suspensión / terminación de los deberes oficiales o cualquier acción que se considere adecuada considerando la seriedad de la cuestión.
• Empleado significa cualquier empleado o director de la Compañía (ya sea que trabaje en la India o en el extranjero) o cualquiera de sus compañías subsidiarias directas o indirectas e incluye empleados contratados, aprendices, pasantes y pasantes.
• Comité de Ética significa un Comité formado para actuar como Defensor del Pueblo para investigar la preocupación planteada por Whistle Blower (s). En la actualidad, el Comité estaba compuesto por el Sr. Vijay Sethi, CIO, Director de CSR y CHRO, la Sra. Neerja Sharma, Secretaria de la compañía y el Sr. Rakesh Vasisht, Oficina de CEO de AVP. La Composición del Comité de Ética puede cambiarse de vez en cuando, según lo considere necesario el Presidente, el Director Gerente y el Director Ejecutivo.
• Fraude incluye cualquier acto, omisión, ocultación de cualquier hecho o abuso de posición cometido por cualquier persona con la intención de engañar, obtener una ventaja indebida o perjudicar los intereses de la Compañía o sus accionistas o sus acreedores o cualquier otro Persona, haya o no ganancia ilícita o pérdida injusta. Esto puede incluir la malversación de fondos de la Compañía o la malversación de los activos de la Compañía en forma de dinero, propiedad, datos o propiedad intelectual. El término "fraudulento" se interpretaría en consecuencia.
• Grupo significa la Compañía y sus compañías subsidiarias directas e indirectas.
• Investigadores significa personas autorizadas, designadas, consultadas o contactadas por el Comité de Ética, el Presidente del Comité de Auditoría y el Director General de la Compañía.
• Divulgación protegida significa una inquietud planteada por una comunicación escrita realizada de buena fe que revela o demuestra información que puede evidenciar una actividad no ética o impropia dentro de la Compañía. La divulgación protegida debe ser objetiva y no especulativa por naturaleza.
• Sujeto significa una persona contra quien o en relación con quien se hace una Divulgación Protegida.
• Whistle Blower significa un empleado o cualquier persona asociada con HMCL que realiza una Divulgación Protegida en términos de esta Política.

Esta Política está diseñada para ofrecer protección a las personas que realizan Divulgación Protegida, siempre que lo mismo sea:

• Hecho de buena fe;
• en la creencia razonable de la persona que hace la revelación de que la preocupación tiende a mostrar mala práctica o incorrección; y
• hecho a una persona apropiada.

El Presidente del Comité de Auditoría, el Comité de Ética y el Director Ejecutivo garantizarán la protección de Whistle Blower contra la discriminación, la victimización, las represalias o la adopción de cualquier práctica laboral desleal. Sin embargo, si se descubre que la preocupación planteada es completamente falsa o frívola o mala, se pueden tomar las medidas disciplinarias adecuadas contra el denunciante. En casos excepcionales, Whistle Blower puede tener acceso directo al Presidente del Comité de Auditoría.

Esta Política alienta a las personas a poner su nombre en cualquier divulgación que hagan. A un silbateador se le daría la opción de mantener su identidad anónima mientras informa una incidencia. La Compañía no intentará descubrir la identidad de un denunciante anónimo. Si la identidad de Whistle Blower se hace conocida durante el curso de la investigación, HMCL se asegurará de que la identidad de Whistle Blower se mantendrá anónima y confidencial en la medida de lo posible, a menos que sea requerido por la ley o en un proceso legal. Sin embargo, el proceso de investigación puede revelar la fuente de la información y la persona que realiza la divulgación debe proporcionar una declaración como parte de la evidencia requerida y estar preparada (si es necesario) para participar en cualquier proceso de investigación que pueda seguir.

Un denunciante de problemas importantes como el trabajo infantil, la corrupción, el fraude, etc., necesariamente tendría que revelar su identidad para permitir una investigación efectiva. Cualquier otro empleado que actúe como testigo o ayude en dicha investigación también estará protegido en la misma medida que el Whistle Blower.

Al hacer una divulgación, el Whistle Blower debe ejercer el debido cuidado para garantizar la exactitud de la información. Si un Whistle Blower hace una alegación de buena fe, que no está confirmada por una investigación posterior, no se tomarán medidas contra ese Whistle Blower. Sin embargo, si un Whistle Blower hace acusaciones maliciosas o agravantes, y especialmente si persiste a pesar del resultado de la investigación, se pueden tomar medidas disciplinarias contra el Whistle Blower.

El propósito de la Política es garantizar que todas las inquietudes se aborden de manera coherente y justa. Su objetivo es alentar a los Whistle Blowers a hacer Divulgaciones Protegidas siguiendo el procedimiento a continuación.

Además de los procedimientos internos de la Compañía, ciertas agencias de aplicación de la ley están autorizadas a revisar asuntos contables o de auditoría cuestionables o informes o datos financieros potencialmente fraudulentos.

Nada en esta Política tiene la intención de evitar que Whistle Blower reporte información a las agencias apropiadas cuando Whistle Blower tenga una causa razonable para creer que existe una violación de la ley. Sin embargo, al formarse una opinión de este tipo, Whistle Blower debe acercarse primero al Comité de Ética. Solo si el procedimiento interno para lidiar con tales situaciones es inapropiado o inadecuado, un individuo debe recurrir a reportar su preocupación a una parte externa.

La Compañía ha establecido un Comité de Ética para administrar el Mecanismo de Vigilia. El Comité será responsable de actuar sobre los informes de incidentes recibidos de la Línea de Ayuda de Ética u otras Divulgaciones Protegidas, ya que se recibirán de manera imparcial y tomarán las medidas necesarias para mantener la confidencialidad. El Comité identificará los recursos que llevarían a cabo la investigación, según la naturaleza del problema informado.

Los Whistle Blowers pueden plantear sus inquietudes al Comité de Ética por medio de la Línea de Ayuda de Ética establecida por la Compañía o al hacer Divulgaciones Protegidas. Si la queja es contra algún miembro del Comité de Ética, o de alguna manera, está relacionada con las acciones del Comité de Ética, debe presentarse al CEO de la Compañía y cualquier queja adicional contra el CEO debe presentarse al Presidente del comité de auditoría. Los Directores de la Compañía pueden informar sus inquietudes o hacer Divulgaciones Protegidas directamente al CEO de la Compañía / Presidente del Comité de Auditoría.

Cualquier queja contra el CEO o el Presidente del Comité de Auditoría debe dirigirse al Presidente de la Compañía, quien designará a una persona adecuada para investigar el asunto.

Whistle Blower tiene el derecho de pasar por alto la estructura de gestión de la línea anterior y presentar cualquier queja directamente al Presidente del Comité de Auditoría o al CEO de la Compañía. El Presidente del Comité de Auditoría o el Director Ejecutivo de la Compañía tendrá el derecho de devolver la queja al Comité de Ética o a cualquier otra persona apropiada si él / ella siente que puede investigar la queja de manera más adecuada sin ningún conflicto de intereses.

Si las consultas iniciales del Comité de Ética / Presidente del Comité de Auditoría / CEO indican que la inquietud no tiene fundamento, o no es un asunto que debe investigarse / perseguirse bajo esta política, se puede descartar en esa etapa y la decisión debe documentarse.

Un Whistle Blower puede plantear una inquietud o queja a través de cualquiera de los canales de información según los detalles que figuran en el Apéndice A. Los canales de información son administrados por un tercero independiente. Se le proporcionará a Whistle Blower un número de referencia para sus Divulgaciones Protegidas que se puede usar para proporcionar cualquier información adicional o buscar comentarios o actualizaciones sobre las acciones tomadas por la Compañía.

Cualquier asunto que se informe bajo esta Política al Presidente del Comité de Auditoría o al CEO de la Compañía, debe dirigirse específicamente a ellos.

Cualquier asunto que se informe al Presidente del Comité de Auditoría debe enviarse a su dirección de correo electrónico, a saber. pradeepdinodia@srdinodia.com

La Línea de ayuda de ética preparará un informe basado en la información proporcionada por Whistle Blower y lo compartirá con el Comité de ética en los próximos 2 días hábiles.

La investigación se llevará a cabo para determinar la autenticidad de las acusaciones y para el proceso de investigación. El equipo de investigación no debe consistir en ningún miembro con posible participación en dicha denuncia.

Durante la investigación, los detalles completos y la aclaración de la Divulgación Protegida se obtendrán del Whistle Blower tan pronto como se reciba la inquietud / Divulgación Protegida y deberá hacerse por escrito. Sin embargo, Whistle Blower no necesita demostrar la verdad de la acusación, pero se espera que él / ella demuestre que hay suficiente fundamento para la preocupación planteada.

Cada Divulgación Protegida deberá ser revisada por el Comité de Ética, que puede consultar con cualquier miembro de la gerencia o empleado, o una parte externa que se cree que tiene la experiencia o la información adecuadas para ayudar en la investigación.

El Comité de Ética tendrá el derecho de desestimar una queja en función del tipo de queja, la calidad y la precisión de la evidencia preliminar proporcionada o cualquier otro factor válido en vista del Comité de Ética.

Cuando las investigaciones iniciales indiquen que es necesaria una investigación adicional, el Comité de Ética la llevará a cabo de manera imparcial, sin presunción de culpabilidad. El Comité de Ética podrá, a su entera discreción y, si lo considera apropiado, ser libre de contratar auditores externos, abogados u otros expertos para ayudar en la investigación y en el análisis de los resultados. Todas las decisiones serán minuciosas.

Si corresponde, el Comité de Ética considerará la participación de los auditores y / o la policía de la Compañía en la etapa de investigación y deberá consultar al CEO o al Presidente del Comité de Auditoría, según sea necesario.

Si existe evidencia que respalde que la conducta presunta involucra una actividad criminal, el Comité de Ética puede informar a las autoridades apropiadas. La Compañía se asegurará de que cualquier investigación interna no impida una investigación policial formal.

Se puede proporcionar una actualización bianual al Comité de Auditoría sobre el funcionamiento del mecanismo de denuncia de irregularidades y las quejas tratadas por el Comité de Ética.

La investigación normalmente se completará dentro de los 45 a 60 días a partir de la fecha de recepción de la inquietud / Divulgación protegida. Dicho período puede extenderse dependiendo de la gravedad de la preocupación planteada.

En la medida de lo posible, se informará al denunciante del progreso de la investigación y, si corresponde, del resultado final. Si Whistle Blower no está convencido de que el Comité de Ética está tratando adecuadamente la inquietud planteada, tiene derecho a plantearla al Presidente del Comité de Auditoría o al Director Ejecutivo de la Compañía. Sin embargo, cuando un Whistle Blower hace un llamamiento al Presidente del Comité de Auditoría o al CEO de la Compañía, será obligatorio que los Whistle Blowers revelen su identidad y proporcionen su información de contacto y se debe respaldar la evidencia / datos adecuados y verificables. con la apelación.

Una persona que haya cometido o haya estado involucrada en una conducta inaceptable no será inmune a las medidas disciplinarias, simplemente porque haya informado sobre la conducta inaceptable de acuerdo con la Política.

• No se otorgará ningún tratamiento injusto a un Whistle Blower en virtud de que haya informado una Divulgación Protegida bajo esta Política. La Compañía, como política, condena cualquier tipo de discriminación, acoso, victimización o cualquier otra práctica de empleo desleal que se adopte contra Whistle Blowers. Por lo tanto, Whistle Blower otorgará una protección completa contra cualquier práctica desleal, como represalias, amenazas o intimidaciones de terminación / suspensión de servicio, medidas disciplinarias, transferencias, degradación, rechazo de promoción o similares, incluido el uso directo o indirecto de la autoridad. para obstruir el derecho de Whistle Blower a continuar cumpliendo con sus deberes / funciones, incluida la divulgación adicional protegida. La Compañía tomará medidas para minimizar las dificultades, que el Whistle Blower puede experimentar como resultado de hacer la Divulgación Protegida.
• Si un Whistle Blower es victimizado, discriminado o en represalia, él / ella puede presentar una queja ante el Comité de Ética. Dicha queja se investigará con prontitud y se tomarán las medidas apropiadas.
Un empleado que tome represalias contra un Whistle Blower estará sujeto a medidas disciplinarias que incluyen la terminación del empleo.
• La protección bajo esta Política no significará la protección contra acciones disciplinarias que surjan de alegaciones falsas o vagas hechas por un soplador de silbidos que saben que es falso, vago o con intención malafida. Un denunciante, que hace una Divulgación Protegida, que posteriormente se encuentra que es malafida, frívola o maliciosa, puede ser procesado bajo el Código de Conducta de la Compañía.
• Cualquier otro empleado que asista en dicha investigación también deberá estar protegido en la misma medida que el silbateador.
• Esta protección también estará disponible para los empleados, consultores, contratistas u otras personas que presenten pruebas o hagan declaraciones por escrito o participen de otra manera en la investigación.
• Esta protección también estará disponible para los Sujetos contra quienes se ha presentado una queja bajo esta Política. El derecho a castigar al sujeto, si se lo declara culpable, solo corresponde al Comité de ética / Presidente del Comité de auditoría / CEO de la Compañía, según sea el caso, y por lo tanto, el sujeto también debe estar debidamente protegido contra cualquier acoso innecesario por parte de los demás empleados. de la compañia.

El Comité de Ética mantendrá registros confidenciales de todos los documentos relacionados con alegatos o inquietudes e informará al Comité de Auditoría con regularidad. Todos los documentos relacionados con cada queja, incluido el informe del resultado de dicha queja, serán conservados por la Compañía por un período de 8 (ocho) años.

Un empleado que:

• es culpable de un acto con la intención de violar cualquier disposición de la Política; o
• obstaculiza la investigación realizada por el Comité de Ética / Presidente del Comité de Auditoría / CEO de la Compañía, según sea el caso; o
• oculta o manipula cualquier evidencia

estará sujeto a la acción disciplinaria que decida la Compañía, que puede incluir la congelación de salarios, la suspensión o la finalización del servicio. La Medida disciplinaria tomada por la Compañía será adicional a cualquier otra sanción o cambio de curso, según lo prescriban los estatutos aplicables que rigen dicho asunto o incumplimiento.

La Política debe ser referida a la incongruencia, entre otras, con lo siguiente:

• Código de Conducta de la Compañía y
• Disposiciones aplicables de la Ley de Sociedades de 2013 y de los Reglamentos SEBI, según se modifiquen periódicamente

La Compañía tiene el derecho de enmendar o modificar la Política, sin asignar ningún motivo. Cualquier enmienda o modificación de la Política será realizada por la autoridad apropiada según lo estipulado en la ley. La Política actualizada de Vigil Mechanism / Whistle Blower se pondrá a disposición de todas las partes interesadas de la Compañía tan pronto como la Política modificada sea notificada.

S. NO.	CANAL DE INFORMES	INFORMACION DE CONTACTO	DISPONIBILIDAD
1	Teléfono (número gratuito)	1800 200 4625	7 AM a 11 PM de lunes a viernes
2	Correo electrónico	hmcl@ethicshelpline.in	24*7
3	Fax	Marque el número gratuito: 1800 200 4625 y seleccione la opción 2 en IVR	24*7
4	Post	PO Box Nº 71, DLF Phase 1, Qutub Enclave, Gurgaon - 122002	24*7
5	Web	www.in.kpmg.com/ethicshelpline	24*7