Vigil Mechanism / Whistle Blower Policy

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Hero MotoCorp Limited (hereinafter referred to as “HMCL” or “Company” in this document), believes in promoting a fair, transparent, ethical and professional work environment. Towards this end, the Company has adopted the Code of Conduct (hereinafter referred to as “Code”), which lays down the principles and standards that govern the Company and its employees. Any actual or potential violation of the Code, insignificant or perceived, would be a matter of serious concern for the Company. The role of the stakeholders of the Company in pointing out the violation of the Code is an important one. The Code of Conduct of HMCL strongly encourages raising concerns regarding any violation of the Code and to report these immediately. The Companies Act, 2013 and SEBI (Listing Obligations and Disclosure Requirements) Regulationsmandate listed companies to constitute a Vigil Mechanism/Whistle Blower Policy.

Accordingly, this Whistleblower Policy (“the Policy”) has been formulated with a view to provide a mechanism for a Whistle Blower to approach the Ethics Committee/ Chairman of the Audit Committee of the Company.

i) Escopo e Aplicabilidade

Esta política é aplicável à Empresa e a todas as suas subsidiárias diretas e indiretas e abrange todos os seus funcionários e diretores, seja na Índia ou em outro lugar. A política também se estende a todos os consultores, fornecedores, fornecedores, revendedores, clientes e contratados que trabalham para e / ou em nome de qualquer uma das entidades do Grupo. Não há exclusões desta Política.

ii) Cobertura
Qualquer alegação que possa estar dentro do escopo das preocupações identificadas abaixo será considerada e investigada de acordo. Essas “preocupações” incluiriam, mas não se restringiriam ao seguinte:

• Inexatidão na manutenção e / ou manipulação dos livros contábeis e registros financeiros da Empresa, informações confidenciais
• Apropriação indébita e fraude financeira, incluindo suspeita de fraude
• Apropriação indevida ou fraude ao adquirir bens ou serviços para a Empresa
• Conflito de interesses
• Reembolso de despesas falsas
• Uso indevido dos recursos e da posição da empresa, poder ou autoridade para ganho pessoal
• Compartilhamento inadequado de informações confidenciais da empresa
• Corrupção e suborno
• Práticas comerciais desleais e comportamento anticoncorrencial
• Não-adesão ao Código de Conduta, incluindo leis / regulamentos e políticas / procedimentos aplicáveis ​​do HMCL Suprimir ou tentar suprimir essa má conduta
• Não aderência às diretrizes de segurança
• Qualquer outro assunto ou atividade que possa afetar o interesse ou a reputação da Empresa.

O Denunciante pode levantar uma preocupação de boa-fé que divulgue ou demonstre informações que possam evidenciar comportamento antiético ou atividade imprópria e que serão tratadas adequadamente pelo Comitê de Ética.

No entanto, qualquer questão significativa que os indivíduos possam achar que seja do interesse do Grupo para resolver, estando ou não tecnicamente dentro da definição acima, deve ser relatada internamente de acordo com esta Política.

O papel da Whistle Blowers é o de uma parte que reporta com informações confiáveis. Eles não são obrigados ou esperados para atuar como investigadores ou descobridores de fatos, nem determinariam a ação corretiva ou corretiva apropriada que pode ser garantida em um determinado caso.

Os Denunciantes não devem agir sozinhos na condução de quaisquer atividades de investigação, nem têm o direito de participar de quaisquer atividades de investigação que não sejam as solicitadas pela pessoa que está investigando o assunto.

As definições de alguns dos principais termos usados ​​nesta Política são fornecidas abaixo.

• Comitê de Auditoria significa o Comitê de Auditoria constituído pelo Conselho de Administração da Companhia de acordo com as disposições da Lei de Sociedades, de 2013, lida com o Regulamento SEBI (Requisitos de Divulgação e Divulgação de Lista).
• CEO significa o Diretor Presidente da Companhia.
• Empresa ou "HMCL" significa Hero MotoCorp Limited.
• Corrupto significa ter ou mostrar disposição para agir desonestamente em troca de dinheiro ou ganhos pessoais ilícitos.
• Ação Disciplinar significa qualquer ação que possa ser tomada ao concluir / durante o processo de investigação, incluindo, mas não limitado a advertência, imposição de multa, suspensão / rescisão de deveres oficiais ou qualquer ação que seja considerada adequada, considerando a gravidade da questão.
• Empregado significa qualquer empregado ou diretor da Empresa (seja na Índia ou no exterior) ou qualquer uma de suas subsidiárias diretas ou indiretas e inclui funcionários contratados, aprendizes, estagiários e estagiários.
• Comitê de Ética significa um Comitê formado para atuar como um Ombudsman para investigar a preocupação levantada pelo (s) Denunciante (s). Atualmente, o Comitê é composto pelo Sr. Vijay Sethi, CIO, Head-CSR e CHRO, a Sra. Neerja Sharma, Secretária da Empresa e o Sr. Rakesh Vasisht, AVP - CEO Office. A Composição do Comitê de Ética pode ser alterada de tempos em tempos, conforme julgar necessário pelo Presidente, Diretor Administrativo e CEO.
• Fraude inclui qualquer ato, omissão, encobrimento de qualquer fato ou abuso de posição cometido por qualquer pessoa com a intenção de enganar, obter vantagem indevida ou prejudicar os interesses da Companhia ou de seus acionistas ou de seus credores ou qualquer outro pessoa, havendo ou não qualquer ganho ilícito ou perda ilícita. Isso pode incluir o desvio de fundos da empresa ou a apropriação indevida de ativos da empresa na forma de dinheiro, propriedade, dados ou propriedade intelectual. O termo "fraudulento" seria interpretado de acordo.
• Grupo significa a Companhia e suas controladas diretas e indiretas.
• Investigadores significa pessoas autorizadas, nomeadas, consultadas ou consultadas pelo Comitê de Ética, Presidente do Comitê de Auditoria e CEO da Empresa.
• Divulgação Protegida significa uma preocupação levantada por uma comunicação por escrito feita de boa fé que divulgue ou demonstre informações que possam evidenciar atividade antiética ou imprópria dentro da Empresa. A divulgação protegida deve ser factual e não de natureza especulativa.
• Assunto significa uma pessoa contra quem ou em relação a quem é feita uma Divulgação Protegida.
• Denunciante significa que um funcionário ou qualquer pessoa associada à HMCL fará uma Divulgação Protegida nos termos desta Política.

Esta Política foi criada para oferecer proteção aos indivíduos que fazem Divulgação Protegida, desde que o mesmo seja:

• feito de boa fé;
• na crença razoável do indivíduo que faz a revelação de que a preocupação tende a mostrar negligência ou impropriedade; e
• feito para uma pessoa apropriada.

O Presidente do Comitê de Auditoria, o Comitê de Ética e o CEO garantiriam a proteção do Denunciante contra discriminação, vitimização, retaliação ou adoção de práticas de emprego injustas. No entanto, se a preocupação levantada for considerada completamente falsa ou frívola ou malafide, medidas disciplinares apropriadas podem ser tomadas contra o Denunciante. Em casos excepcionais, o Denunciante poderá ter acesso direto ao Presidente do Comitê de Auditoria.

Esta Política incentiva os indivíduos a colocar seu nome em qualquer divulgação que fizerem. Um denunciante teria a opção de manter sua identidade anônima ao relatar uma incidência. A empresa não tentará descobrir a identidade de um denunciante anônimo. Se a identidade da Whistle Blower se tornar conhecida durante o curso da investigação, a HMCL garantirá que a identidade do Denunciante será mantida anônima e confidencial na medida do possível, a menos que exigido por lei ou em procedimentos legais. No entanto, o processo de investigação pode revelar a fonte da informação e o indivíduo que faz a divulgação pode precisar fornecer uma declaração como parte da evidência exigida e estar preparado (se necessário) para participar de qualquer procedimento de investigação que possa se seguir.

Um denunciante relatando questões importantes como trabalho infantil, corrupção, fraude, etc., precisaria necessariamente revelar sua identidade para permitir uma investigação eficaz. Qualquer outro funcionário que atuar como testemunha ou auxiliar na referida investigação também será protegido na mesma medida que o Denunciante.

Ao fazer uma divulgação, o Denunciante deve exercer o devido cuidado para garantir a precisão das informações. Se um denunciante fizer uma alegação de boa fé, o que não é confirmado por uma investigação subsequente, nenhuma ação será tomada contra o denunciante. Se, no entanto, um denunciante fizer alegações maliciosas ou agravantes, e particularmente se persistir apesar do resultado da investigação, uma ação disciplinar poderá ser tomada contra o denunciante.

O objetivo da Política é garantir que todas as preocupações sejam tratadas de maneira consistente e justa. Destina-se a incentivar os denunciantes a fazer Divulgações Protegidas seguindo o procedimento abaixo.

Além dos procedimentos internos da Empresa, determinados órgãos responsáveis ​​pela aplicação da lei estão autorizados a revisar matérias contábeis ou de auditoria questionáveis ​​ou relatórios ou dados financeiros potencialmente fraudulentos.

Nada nesta Política tem a intenção de impedir que um denunciante forneça informações às agências apropriadas quando o denunciante tiver motivos razoáveis ​​para acreditar que há uma violação da lei. No entanto, ao formar essa opinião, o Denunciante deve abordar primeiro o Comitê de Ética. Somente se o procedimento interno para lidar com tais situações for inadequado ou inadequado, deve um indivíduo recorrer à comunicação de sua preocupação a uma parte externa.

A Companhia estabeleceu um Comitê de Ética para gerenciar o Mecanismo de Vigilância. O Comitê será responsável por agir sobre os relatórios de incidentes recebidos da Linha Direta de Ética ou outras Divulgações Protegidas, que podem ser recebidos de maneira imparcial e tomar as medidas necessárias para manter a confidencialidade. O Comitê identificará os recursos que conduzirão a investigação, com base na natureza do problema relatado.

Os denunciantes poderão manifestar suas preocupações ao Comitê de Ética por meio da Linha Direta de Ética estabelecida pela Empresa ou por meio de Divulgações Protegidas. Se a queixa for contra qualquer membro do Comitê de Ética, ou de qualquer forma, estiver relacionada às ações do Comitê de Ética, deverá ser levada ao CEO da Empresa e qualquer outra queixa contra o CEO deverá ser levada ao Presidente. do Comitê de Auditoria. Os Diretores da Companhia, podem relatar suas preocupações ou fazer Divulgações Protegidas diretamente ao CEO da Companhia / Presidente do Comitê de Auditoria.

Qualquer queixa contra o CEO ou o Presidente do Comitê de Auditoria deve ser feita ao Presidente da Empresa, que indicará uma pessoa apropriada para investigar o assunto.

O Denunciante tem o direito de contornar a estrutura de gerenciamento da linha acima e levar qualquer reclamação diretamente ao Presidente do Comitê de Auditoria ou ao CEO da Empresa. O Presidente do Comitê de Auditoria ou o Diretor Geral da Empresa terá o direito de encaminhar a queixa de volta ao Comitê de Ética ou a qualquer outra pessoa apropriada, se achar que pode investigar a queixa de forma mais adequada, sem qualquer conflito de interesses.

Se as perguntas iniciais do Comitê de Ética / Presidente do Comitê de Auditoria / CEO indicarem que a preocupação não tem base, ou não é uma questão a ser investigada / perseguida sob esta política, ela pode ser descartada nesse estágio e a decisão deve ser documentada.

Um denunciante pode levantar uma preocupação ou reclamação através de qualquer um dos canais de relato de acordo com os detalhes fornecidos no Apêndice A. Os canais de relato são gerenciados por um terceiro independente. O Denunciante será fornecido com um número de referência para suas Informações Protegidas, que pode ser usado para fornecer qualquer informação adicional ou buscar feedback ou atualizações sobre as ações tomadas pela Empresa.

Qualquer assunto a ser relatado sob esta Política ao Presidente do Comitê de Auditoria ou ao CEO da Empresa, deve ser especificamente dirigido a eles.

Qualquer assunto a ser reportado ao Presidente do Comitê de Auditoria deve ser enviado para o seu endereço de e-mail viz. pradeepdinodia@srdinodia.com

A Linha Direta de Ética preparará um relatório com base nas informações fornecidas pelo Denunciante e compartilhará as mesmas com o Comitê de Ética nos próximos dois dias úteis.

A investigação será realizada para determinar a autenticidade das alegações e para o processo de investigação. A equipe de investigação não deve ser composta por nenhum membro com possível envolvimento na alegação mencionada.

Durante a investigação, todos os detalhes e esclarecimentos sobre a Divulgação Protegida serão obtidos do Denunciante assim que a preocupação / Divulgação Protegida for recebida e deverá ser feita por escrito. No entanto, o Denunciante não precisa provar a verdade da alegação, mas espera-se que ele demonstre que há base suficiente para a preocupação levantada.

Cada Divulgação Protegida deverá ser revisada pelo Comitê de Ética, que poderá consultar qualquer membro da gerência ou funcionário, ou parte externa que, acredita-se, tenha conhecimentos ou informações apropriados para auxiliar na investigação.

O Comitê de Ética terá o direito de indeferir uma reclamação com base no tipo de reclamação, qualidade e precisão das provas preliminares fornecidas ou qualquer outro fator (s) válido (s) em vista do Comitê de Ética.

Quando indagações iniciais indicarem que uma investigação adicional é necessária, ela será conduzida pelo Comitê de Ética de maneira imparcial, sem presunção de culpa. O Comitê de Ética poderá, a seu exclusivo critério e se considerado apropriado, ser livre para contratar auditores externos, advogados ou outros especialistas para auxiliar na investigação e na análise dos resultados. Todas as decisões serão minuciosas.

Se adequado, o Comitê de Ética considerará o envolvimento dos auditores e / ou policiais da Empresa na fase de investigação e deverá consultar o CEO ou o Presidente do Comitê de Auditoria, conforme necessário.

Se houver uma evidência para sustentar que a suposta conduta envolve atividade criminal, o Comitê de Ética poderá informar as autoridades competentes. A Empresa garantirá que qualquer investigação interna não impeça uma investigação policial formal.

Uma atualização semestral pode ser fornecida ao Comitê de Auditoria sobre o funcionamento do mecanismo do denunciante e as queixas tratadas pelo Comitê de Ética.

A investigação será normalmente concluída dentro de 45 a 60 dias a partir da data de recebimento da reclamação / Divulgação Protegida. O referido período pode se estender dependendo da gravidade da preocupação levantada.

Na medida do possível, o denunciante será informado do andamento da investigação e, se for o caso, do resultado final. Se o denunciante não estiver convencido de que a preocupação levantada está sendo devidamente tratada pelo Comitê de Ética, ele / ela tem o direito de informá-lo ao Presidente do Comitê de Auditoria ou ao CEO da Empresa. No entanto, quando um Denunciante fizer um apelo ao Presidente do Comitê de Auditoria ou ao CEO da Empresa, será obrigatório que os Denunciantes divulguem sua identidade e forneçam suas informações de contato, e evidências / dados adequados e verificáveis ​​devem ser apoiados. com o apelo.

Uma pessoa que tenha cometido ou esteve envolvida em conduta inaceitável não estará imune a ações disciplinares, simplesmente porque relatou a conduta inaceitável de acordo com a Política.

• Nenhum tratamento injusto será aplicado a um Denunciante, em virtude de ter relatado uma Divulgação Protegida de acordo com esta Política. A Companhia, como uma política, condena qualquer tipo de discriminação, assédio, vitimização ou qualquer outra prática de emprego injusta sendo adotada contra a Whistle Blowers. A proteção completa será, portanto, dada aos Denunciantes contra qualquer prática injusta como retaliação, ameaça ou intimidação de rescisão / suspensão de serviço, ação disciplinar, transferência, rebaixamento, recusa de promoção ou algo semelhante, incluindo qualquer uso direto ou indireto de autoridade. obstruir o direito do Whistle Blower de continuar a desempenhar seus deveres / funções, incluindo fazer mais Divulgação Protegida. A Empresa tomará medidas para minimizar as dificuldades que o Denunciante poderá enfrentar como resultado da divulgação protegida.
• Se um denunciante for vítima, discriminado ou retaliado, ele / ela pode apresentar uma queixa ao Comitê de Ética. Tal reclamação deve ser prontamente investigada e medidas apropriadas devem ser tomadas.
Um funcionário que retaliar contra um denunciante estará sujeito a ação disciplinar, incluindo a rescisão do contrato de trabalho.
• A proteção de acordo com esta Política não significará proteção contra ação disciplinar decorrente de alegações falsas ou vagas feitas por um Denunciante, sabendo que ela é falsa, vaga ou com intenção de malafide. Um Denunciante, que fizer uma Divulgação Protegida, que posteriormente for considerado falível, frívolo ou mal-intencionado, poderá ser processado de acordo com o Código de Conduta da Empresa.
• Qualquer outro funcionário que participe da referida investigação também será protegido na mesma medida que o denunciante.
• Essa proteção também deve estar disponível para funcionários, consultores, contratados ou outras pessoas que ofereçam provas ou façam declarações por escrito ou participem da investigação.
• Esta proteção também deve estar disponível para os Assuntos contra os quais uma reclamação foi levantada sob esta Apólice. O direito de punir o Sujeito, se considerado culpado, fica apenas com o Comitê de Ética / Presidente do Comitê de Auditoria / CEO da Companhia, conforme o caso, e assim o Sujeito também deve ser devidamente protegido contra qualquer assédio desnecessário por parte dos demais funcionários. da empresa.

O Comitê de Ética manterá registros confidenciais de todos os documentos relacionados a alegações ou preocupações e reportará ao Comitê de Auditoria regularmente. Todos os documentos relativos a todas as reclamações, incluindo o relatório do resultado de tal reclamação, serão retidos pela Empresa por um período de 8 (oito) anos.

Um empregado que:

• é culpado de um ato com a intenção de violar quaisquer disposições da Política; ou
• entraves com a investigação sendo conduzida pelo Comitê de Ética / Presidente do Comitê de Auditoria / CEO da Companhia, conforme o caso; ou
• esconde ou adultera qualquer evidência

estará sujeito a ação disciplinar, conforme decidido pela Empresa, que pode incluir congelamento de salário, suspensão ou rescisão de serviço. A Ação Disciplinar tomada pela Empresa será em adição a qualquer outra penalidade ou re-curso conforme possa ser prescrito sob os estatutos aplicáveis ​​que regem tal assunto ou violação.

A Política deve ser referida à inconjunção, entre outras, com o seguinte:

• Código de Conduta da Empresa e
• Disposições aplicáveis ​​da Lei de Empresas de 2013 e Regulamentos do SEBI, conforme aditadas de tempos em tempos

A Empresa detém o direito de alterar ou modificar a Política, sem atribuir qualquer motivo. Qualquer alteração ou modificação da Política seria feita pela autoridade competente, conforme exigido por lei. A Política atualizada de Mecanismo de Vigilância / Denunciante deverá ser disponibilizada a todos os participantes da Empresa assim que a Política alterada for notificada.

S. No.	CANAL DE RELATÓRIOS	INFORMAÇÃO DE CONTATO	Disponibilidade
1	Telefone (número gratuito)	1800 200 4625	7:00 às 23:00 nos dias úteis
2	Email	hmcl@ethicshelpline.in	24*7
3	Fax	Disque o número gratuito - 1800 200 4625 e selecione a opção 2 no IVR	24*7
4	Post	Caixa de PO nº 71, DLF Fase 1, Enclave de Qutub, Gurgaon - 122002	24*7
5	Web	www.in.kpmg.com/ethicshelpline	24*7